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单位名称:北京行致远公益基金会

账       号:0200007609201102603

开  户  行:工商银行北京紫竹院支行



制度规范

行致远公益基金会项目管理制度

日期:2023-07-11 点击率:


第一章    

第一条 为规范行致远公益基金会(以下简称基金会公益项目的实施管理,确保项目运行的合法、规范、高效,实现项目的预期目标,维护基金会、捐赠人和受益人的合法权益,根据《中华人民共和国慈善法》、《基金会管理条例》等相关规定,特制定本制度。

第二条 本制度适用于基金会开展的公益项目。

第三条 本制度包括对项目管理流程、项目立项、项目实施、项目财产、项目监督项目评估项目信息公开项目档案的管理。

 

第二章 项目管理流程

项目管理流程一般分为几阶段:

公益项目设计与调研→项目立项审批→项目立项→签订合作协议/确定项目方案→资金拨付→项目实施与监管→项目结项 →项目评估→项目信息公示。

项目审批

基金会接到项目申请后,由项目部负责对项目进行审核。通过约谈、电话访 、尽职调查等方法对项目进行初审。项目立项均需经过基金会秘书长办公会讨论后由秘书长作出决定

(一)对于审批不通过的项目,驳回项目的申请;

(二)对于审批通过的项目,准予立项;

(三)审批不通过秘书长提出明确改进意见和建议的项目,需要进一步完善材料或者补充调研,可进入项目复审。

项目复审

此环节针对的是需要进行复审的项目,项目负责人需要明确转达初审的意见和建议,补充调研、完善资料,直至认为可以提交复审。项目复审决定通过或不通过。

(一)复审通过的项目,准予立项;

(二)复审不通过的项目,原则上不再给审核机会,驳回项目申请。

基金会的重大项目须上报理事会会议表决通过,且同意的人数不得低于到会理事会人数的 2/3。本条中的重大项目包括:

(一)单个资助金额超过人民币 50 万元(不含)公益项目

(二)附带条件的公益项目

 

  项目立项管理

 根据基金会的宗旨和业务范围以及《北京行致远公益基金会章程》,项目立项应遵循的基本原则是:

(一)符合基金会章程的有关规定;

(二)充分尊重捐赠人意愿及受赠人的实际需求;

(三)服务领域为扶贫、助孤、助残、赈灾救助的公益活动;

(四)充分考虑项目的公益性、可行性、实效性及持续性,坚持项目实施效益最大化原则。

 项目立项需提交项目立项,内容包括:项目名称项目背景前期调研、可行性分析项目目的、实施计划项目内容项目预算项目管理费用超过10%项目团队预期效果等。

 项目立项均需经批准后,可进入实施阶段。

 

  项目实施管理

十一 基金会对项目管理负责,项目管理部门要分工明确,实行项目负责人制度,对项目实施情况进行跟踪监督。

项目负责人主要职责是:负责与捐赠人沟通协调,组织项目的日常管理、定期汇报、督导、总结验收以及信息公开等。

十二 根据项目具体情况,需制定项目管理流程。项目负责人严格按照管理流程,组织项目的实施,保证项目顺利执行。

第十 确定受益人,应当坚持公开、公平、公正的原则,不得指定利害关系人作为受益人。

第十 开展项目,应当尊重受益人、志愿者的人格尊严,不得侵害受益人、志愿者的隐私。

第十 项目负责人编写项目实施报告,及时向基金会秘书处汇报项目实施情况,将相关信息反馈给捐赠人,确保反馈的及时性和准确性。

第十 项目负责人负责整理收集项目实施相关协议文件、图片、媒体报道等材料并存档。

第十 项目变更需要走项目变更程序的,主要有以下三种情况:

(一)合作方向我方提出项目变更意向;

(二)项目实际运作与项目申请书发生较大变更,如资金用途、项目内容、项目周期等;

(三)因为各种原因,协议中约定的相关事项无法继续履行,双方需要签订补充协议约定相关事项。

第十 项目负责人需要对相关情况进行充分的了解和调研,全面掌握各种信息,进行总体研判。

(一)没有必要进行项目变更的,可以拒绝;

(二)确实有必要进行项目变更的,应填写《基金会项目变更申请表》进行申请、审批

 

 

  项目财产管理

第十 对捐赠的财产,应当登记造册,严格管理,专款专用。

二十 应当按照捐赠协议使用捐赠财产,确需变更捐赠财产用途的,应当征得捐赠人同意。

二十一 项目负责人拨付项目资金时,应根据捐赠协议、经费预算、项目进度、检查与验收结果,提交项目请款报告,附项目中期报告或项目结项报告,经项目管理部门负责人、财务人员、秘书长审核批准后方可拨款。项目执行单位及时向基金会提供合法有效的发票。   

二十 捐赠人查询、提供其捐赠财产使用的有关资料时,应及时向捐赠人反馈有关情况。

二十 项目终止后财产有剩余的,按照项目协议处理;项目协议未约定的,应当将剩余财产用于目的相同或者相近的其他慈善项目,并向社会公开。

二十二 开展公益项目/活动的年度支出,不得低于上一年基金余额的8%;年度管理费用不得超过当年总支出的10%。捐赠协议对单项捐赠财产的公益项目/活动支出和管理费用有约定的,按照其约定执行。

第二十 项目财产的管理和使用应接受国家审计部门、业务主管部门、登记机关和基金会监事会的检查与监督。

 

  项目监督评估

二十 基金会采用项目跟踪监督、捐赠方监督、社会监督、审计评估等方式对项目进行监督。

二十 基金会建立项目跟踪监督巡查机制,以检查、调研等形式及时跟踪了解项目执行进展情况和存在的问题,随时向本会领导报告。

第二十 项目所属基金或项目执行方应根据项目进展情况,定期做项目进展反馈报告,及时提供项目执行报告,随时接受捐赠方监督。

第二十 基金会开展的慈善项目实行公开、透明的运作与社会化的监督有机结合,增强社会透明度。公开募捐活动通过官方网站实时公开募捐情况,项目实施周期超过六个月的,至少每三个月公开一次项目实施情况,项目结束后三个月内应当全面公开项目实施情况和募得款物使用情况。

第二十 基金会接受年度审计和专项审计监督。

第二十 项目终结后可邀请审计机构或第三方专业机构对项目进行整体评估,项目评估包括以下内容:项目执行情况评估、项目效果和社会效果评估、项目资金使用情况评估,并据此写出评估报告。

 

 

第七章  项目档案管理

三十 建立健全项目档案,对项目进行归类建档。

三十一 项目资料归档要做到及时、完整、统一、规范。

三十二 项目档案定期由项目部具体负责,实行专人管理,妥善保管。

 

 

第八章  附则

三十 本办法解释权属基金会秘书处

三十 本办法自2023年6月理事会表决通过,试运行三个月,运行中如无异议,将于试运行后正式施行。