制度规范

第一章 总则

第一条 为加强行致远公益基金会综合行政事务管理，使各项管理标准化、制度化、规范化，提升基金会形象，提高工作效率，特制定本制度。

第二条 本制度所指综合行政管理包括公文管理、印章管理、档案管理、办公环境管理。

第三条 本制度适用于行致远公益基金会全体员工，实际情况制定实施细则。

第二章 公文管理

第四条 公文种类：通知、通报、通告、函件。

第五条 公文签发包含：标题、正文、主送部门、签发人、印发日期、审批会签、印章、归档。

第六条 公文线上申请审批流程：

    发起人——部门负责人（查阅审核）——与文件相关部门逐级会签人（办公室、财务）——秘书长（査阅审批）——抄送办公室（校对线上公示相关部门，文件线下留存原件）。

备注：未按照审批权限进行审批的文件，一律不得发出。

第三章 印章管理

第七条 印章种类：公章、合同章、法人章、财务章。

第八条 印章使用范围

第九条 申批流程：

需求部门发起——部门负责人——财务——秘书长——印章管理（盖章）——经办人归档（财务、办公室）。

备注：无审批流程不得用印以及在空白纸上加盖印章。

第四章 档案管理

第十条 档案收集与归档

第十一条 档案编号规则

1、文件编号釆用机构、部门、发起日期、档案序号结合的编号方法。

例如：办公室：XZY—BGS—2023-001；项目部：XZY—XM—2023-001；

财务部：XZY—CW—2023-001

2、案卷档案编号釆用大写英文字母与阿拉伯数字相结合的编号方法。一级类目为基金会英文缩写，二级类目为部门英文缩写，三级类目为档案发起日期序号（阿拉伯数字）表示。

    备注：档案借出一般应在3个工作日内归还，特殊情况需另行报批。

第五章 办公环境管理

第十二条 办公卫生及安全

1、 基金会员工必须养成良好的卫生习惯，不随地吐痰，不乱丢纸屑，不乱倒茶叶渣，爱护绿植不随意灌溉绿植，保持室内外的清洁卫生。

2、 每位员工应保持个人办公区域整洁。每天下班后将办公椅、办公用品、文件放置适合的位置。

3、 办公区域内严禁吸烟；如有违反，对当事人罚款500元/次。

4、 非工作时间须切断各类电器的电源、确保办公区大门关闭状态。

5、 办公区内严禁焚烧杂物或使用明火，不能自行安装或乱拉电线，以防火灾发生。

6、 国家法定节假日放假前，各部门须将自己办公区域的用电、办公设备等设施进行断电。

第十三条 廉洁自律

1、 遵纪守法，正身为范。严格遵守国家相关法律法规和基金会的各项管理规章制度，严格执行工作中各项程序及规定，坚决杜绝各种违规行为。

2、 严于律己，廉洁奉公。拒绝可能影响公正履行职权的宴请、礼品馈赠或其他服务等；拒绝任何现金或其他形式的贿赂；不利用职权和职务上的影响为亲友及身边工作人员谋取利益。严守商业机密，对于基金会的秘密、机密，做好相关保密工作，决不向任何人泄露。

第十章 附则

第十四条 本制度由办公室负责编制并解释。

第十五条 本制度自2023年6月理事会表决通过，试运行三个月，运行中如果无异议，将于试运行后正式施行。